Formulas

Una operación frecuente cuando se trabaja con una Hoja de Cálculo es copiar las fórmulas introducidas para utilizarlas en otra parte de la Hoja de Cálculo.

Para copiar una fórmula se emplea el mismo método de Copiar y Pegar. Por tanto:

1. Seleccionamos las celdas donde se encuentra la fórmula que deseamos copiar.
2. Pulsamos el comando Edición y Copiar
3. Marcamos las celdas donde queremos copiar la fórmula
4. Pulsamos Edición y  Pegar

EJEMPLO

Tenemos unos números en la columna A que queremos sumar a los números de la columna B. 

Se trata de sumar el número de la celda A1 y el número de B1 y el resultado ponerlo en C1. Sumar el número de la celda A2 y la celda B2 y el resultado ponerlo en la C2. Y así con todas las filas de números.

Partimos de los números que se muestran en la primera imagen.

• En la celda C1 vamos a introducir la fórmula para sumar los dos números de la primera fila. Escribimos =SUMA(A1:B1). Hemos comenzado escribiendo el signo igual "=" que indica al programa que se trata de una fórmula. A continuación escribimos la operación matemática que queremos hacer que en nuestro ejemplo es SUMA. Y entre paréntesis las celdas sobre las que se realiza la operación. Vamos a sumar las celdas A1 y la B1, por lo que escribimos A1 indicando donde comienzan los datos, dos puntos y B1 indicando donde terminan los datos.

• Pulsando Enter aparece el resultado de sumar A1 y B1. Por tanto aparece un 9 en la celda C1.
• Pulsamos sobre la celda C1
• Y pulsando en el botón DERECHO del ratón seleccionamos Copiar. El contorno de la celda se poner intermitente.
• Marcamos desde la celda C2 a la C6 y pulsando el botón DERECHO del ratón seleccionamosPegar. Y pulsamos "Esc".

Y el resultado que aparece es el siguiente

Es importante observar que no hemos copiado el número 9 que estaba en la celda C1 sino la fórmula que estaba en esa celda..

Y es importante comprender que la copia de la fórmula es una copia relativa y no absoluta. Es decir hemos copiado la fórmula =SUMA(A1:B1) y lo que aparece en C2 es =SUMA(A2:B2).

Al copiar la fórmula una fila más abajo el programa por defecto asume que los números que queremos sumar son también de la fila siguiente.

Si queremos que al copiar la fórmula en otra celda el resultado se mantenga y el programa no cambie el rango de celdas sobre el que se realiza la suma debemos emplear una copia absoluta.

Tenemos que escribir el signo del dólar "$" antes de las letras y los números que corresponden a las celdas. De esta forma la copia será absoluta y no relativa.

La anterior función quedaría =SUMA($A$1:$B$1)

Graficos

Además de poder realizar cambios en los gráficos modificando los valores que se encuentran vinculados al gráfico, podemos modificar el formato. Es fácil cambiar la visualización del gráfico.
Comenzamos cambiando el  área de gráfico.

• Pulsamos sobre el área de gráfico. En nuestro ejemplo la zona blanca. Aparecen unos puntos recuadrando todo el gráfico.
• Pulsamos el botón DERECHO del ratón y aparece un menú.
• Seleccionamos el comando para cambiar el área de gráfico. Podemos modificar el formato, el tipo de gráfico, de que celdas proceden los datos para trazar el gráfico, los títulos del gráfico y la ubicación. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de área de gráfico

• Aparece el cuadro de Formato de área del gráfico en el que podemos cambiar el formato del texto que aparece en el área de gráfico. Nosotros en nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el tipo de letra por Verdana en Negrita y de Tamaño 8. Y pulsamos Aceptar

• Del mismo modo, es decir marcándolo y pulsando el botón DERECHO del ratón podemos activar el menú para realizar cambios en la Leyenda. En nuestro ejemplo seleccionamos cambiar el Formato de leyenda.

• Aparece un menú para cambiar el Formato de leyenda. En nuestro ejemplo hemos decidido pulsar sobre la pestaña Tramas para cambiar el color del fondo y seleccionar un celeste.

• Hemos igualmente marcado el área de trazado y pulsado el botón DERECHO del ratón. El área de trazado se muestra encuadrada por puntos negros y una línea discontinua. Del menú que aparece seleccionamos Formato de área de trazado.

• En el cuadro de Formato del área de trazado seleccionamos también un fondo celeste para el área de trazado.

En la siguiente imagen se muestra ell resultado de aplicar el nuevo formato a nuestro gráfico inicial.

• 

• Hemos analizado algunas de las opciones para cambiar los gráficos pero indudablemente los menú permiten otras múltiples posibilidades como borrar una parte del gráfico como vemos en la siguiente imagen.

Resumen multimedia de la lección 33ª

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Ayudante en excel

Excel es una aplicación muy completa y llena de posibilidades, tanto que es muy difícil llegar a tener en la cabeza todas las características que pueden sernos útil en nuestro trabajo cotidiano.

Por eso Excel guarda, aun, una herramienta mas que es la mas útil de todas las vistas hasta ahora. Ya que es la llave de todas las demás.

Estoy hablando del Ayudante de Office

Las herramientas de ayuda de Excel, están en el signo de interrogación de la barra principal.

Excel tiene dos formas de ayudarnos: la ayuda de Microsoft Excel y La ayuda contextual de la opción "¿Qué es esto?" .

La primera opción llama directamente al ayudante de Office para una consulta.
La segunda opción, muestra el ayudante de Office pero solo aparece en pantalla sin mostrar ningún dialogo.

La tercera opción es una ayuda contextual, tras seleccionarla podemos pinchar en cualquier ítem de Excel y se nos mostrara un cuadro con información explicativa sobre el.

Volviendo a al Ayudante de Office.
El ayudante es una herramienta contextual, esto significa que su comportamiento cambia según nuestros actos.

Por ejemplo si le llamamos desde una hoja en blanco nos aparece el siguiente dialogo

O bien puede mostrarnos sugerencias según las herramientas que estemos utilizando en ese momento

Por ejemplo si estamos trabajando con formulas y nos hemos equivocado, el ayudante puede sorprendernos con este dialogo

El ayudante dispone de un buen numero de opciones que permiten personalizar su comportamiento.

Pulsando en el botón derecho del ratón sobre el ayudante, desplegamos una menu que nos permite: ocultar el ayudante, o cambiar el muñeco que representa al ayudante por uno de los ocho disponibles, o mostrar algunas animaciones del repertorio del ayudante que tengamos elegido en ese momento

Respecto a las opciones, aquí vemos algunas de las que podemos personalizar para hacer mas cómodo a nuestro ayudante, como por ejemplo que se mueva cuando moleste a nuestra área de trabajo o activar o desactivar el sonido

Nombres de rangos

Hemos aprendido en anteriores lecciones la importancia de los rangos y como dar nombre a los rangos. En esta lección aprenderemos la utilidad de aplicar los rangos a las funciones.

Vamos a verlo con un ejemplo

Crearemos un rango para cada mes y también para cada articulo, como ya sabemos, simplemente seleccionando las celdas que deseemos y dándole el nombre de su titulo

Y también para el articulo

Ahora crearemos una formula que que sume las compras realizada en Enero. Para ellos solo tendremos que teclear en la celda correspondiente al siguiente formula "=Suma(Enero)"

Como podemos ver Excel ha calculado el resultado del sumatorio del rango de Enero, sin tener que introducir las celdas de inicio y final.

Podemos darle el nombre que queramos a los rangos, por ejemplo es mas fácil identificar el rango SumaComprasEnero, que simplemente Enero.

Los rangos tienen una peculiaridad mas, son referencias absolutas. Por ejemplo:

Si copiamos la formula de enero en febrero, al contrario de lo que ocurre en otras ocasiones, la formula no se actualizara con los datos de su nueva columna.

Si no que el resultado sigue haciendo referencia al contenido del rango que hemos definido como Enero.

La principal utilidad de esto es que podemos utilizar facilmente las rangos de las funciones en cualquier parte de la hoja de cálculo, sin preocuparnos por celdas, ni casillas. Simplemente tendremos que haber definido bien el rango como por ejemplo "ComprasEnero"

Resumen multimedia de la lección 26ª

Partes

• La Barra de Título. La barra azul de arriba muestra el nombre del programa y el nombre del fichero. Como no hemos dado nombre todavía al fichero pone Libro 1, si el fichero tiene nombre pondrá el nombre que le hemos dado. A la derecha se encuentran los botones típicos de Windows para reducir la imagen y para cerrar.

• La siguiente es la Barra de menú, desde la que aparecen los menú con todas las órdenes fundamentales.

• A continuación,  La Barra Estándar nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

• La Barra de Formato. La Barra de formato puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en una fila independiente. 

Para cambiar entre una y otra alternativa:

• Nos situamos sobre una Barra y pulsamos el botón DERECHO del ratón.
• Pulsamos Personalizar.
• Y en la pestaña Opciones, pulsamos sobre el recuadro de confirmación de "Las Barras Formato y Estándar comparten una fila"

Resumen multimedia de la lección 2ª

Inicios de excel

Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982, que se convirtió muy popular en los sistemas CP/M , pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Excel 14.0, también denominada Microsoft Excel 2010. La versión actual para Mac OS X igualmente se conoce como Microsoft Excel 2010.

La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:

• En el año 1987 Excel 2.0.
• En el año 1990 Excel 3.0.
• En el año 1992 Excel 4.0.
• En el año 1993 Excel 5.0 (Office 4.2 & 4.3).
• En el año 1995 Excel 7.0 (Office ‘95).
• En el año 1997 Excel 8.0 (Office ‘97).
• En el año 1999 Excel 9.0 (Office 2000).
• En el año 2001 Excel 10.0 (Office XP).
• En el año 2003 Excel 11.0 (Office 2003).
• En el año 2007 Excel 12.0 (Office 2007).
• En el año 2010 Excel 14.0 (Office 2010).

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta de un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero. Como resultado de la controversia Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa. Microsoft también alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras, y la extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0) o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adición de la capacidad para deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo.